Fot. Ulisses

Wielkim wyzwaniem dla wypożyczalni jest sprawowanie kontroli nad kosztami i przychodami. Klienci oczekują precyzyjnych odpowiedzi na pytanie za co płacą. Procedury naliczania cen w tym biznesie są skomplikowane i prowadzenie takiej firmy bez programu komputerowego jest praktycznie niemożliwe. Dodatkowo przekazywanie kompletu wiedzy o dotychczasowych kontaktach nowym pracownikom powinno być znacznie ułatwione.

Dla efektywnego funkcjonowania wypożyczalni zarząd musi na bieżąco znać odpowiedzi na kilka kluczowych pytań: Jakimi elementami dysponujemy? Gdzie one się znajdują? Jak sprawnie naliczyć koszty dzierżawy? Jak precyzyjnie naliczyć koszty usług dodatkowych? Czy procedury fakturowania są precyzyjne? Czym będziemy dysponować za kilka tygodni/miesięcy?

Czy programy komputerowe dla wynajmu rusztowań, ogrodzeń, szalunków, itp. mogą być pomocne? Ich najważniejszą funkcją powinna być kontrola stanów magazynowych oraz naliczanie kosztów najmu. Dotyczy to sytuacji kiedy wiele konstrukcji (czy m2, m3, mb, szt.) jest wynajętych na dowolny okres i systematycznie montowanych oraz demontowanych na wielu budowach. Tylko automatyczne, comiesięczne fakturowanie z dokładną specyfikacją zapewnia wysoką efektywność rozliczeń z klientami.

Inwestycja w taki program zwraca się wyjątkowo szybko, zazwyczaj już po kilku miesiącach.

„Nasi specjaliści od wdrożeń mają kompetencje i doświadczenie. Stosowane przez nas procedury zapewniają wysoką jakość procesu wdrożenia i skracają maksymalnie okres jego trwania” – wyjaśnia Joanna Małota, szefowa działu wdrożeń w firmie Ulisses.

Firma Ulisses z Kalisza wychodzi naprzeciw wszystkim tym wymaganiom. Zaprojektowane przez nią programy Comotel powoli stają się standardem dla omawianej branży. Są one efektem konsultacji z czołowymi firmami, oparte na europejskich wzorcach, w polskiej wersji językowej, systematycznie ulepszane i wdrażane w Polsce od trzech lat.

Program Comotel proces naliczania kosztów dzierżawy w omawianej branży sprowadza do dwóch metod: „% od wartości”, oraz stawki za jednostkę (m2, m3, mb, szt.). Istotne jest, że pozwala on na elastyczny wybór metody optymalnej dla obu stron – firmy usługowej i jej klientów, co więcej: program pozwala na porównanie efektów finansowych obu metod i to przed faktycznym zawarciem umowy, czy wydaniem elementów.

Wybór metody naliczania kosztów wynajmu musi być uwzględniony w używanych programach magazynowo–fakturujących, gdyż klient będzie oczekiwał – po uzgodnieniu zasad rozliczania – przejrzystej, jednoznacznej faktury z dokładną specyfikacją wynajmu. Tutaj obowiązuje złota zasada: „im więcej informacji, tym mniej konfliktów”.

Janusz Czarkowski
dyrektor i specjalista ds. wdrożeń w firmie Ulisses